Trouver des Dates de Concert pour son Groupe

Chercher des lieux pour se produire sur scène avec son groupe de musique est une tâche souvent ingrate, car mal accomplie par les musiciens, mais elle est très importante si on veut faire connaître ses morceaux et aller à la rencontre du public : c’est l’un des deux achèvements d’un parcours de compositeur et/ou d’interprète (l’autre étant bien entendu l’enregistrement de disque).
Pour cela, il vous faudra effectuer un solide travail de promotion et de réseautage, que seule une bonne organisation vous permettra d’atteindre : en effet, vous ne devrez rien moins qu’identifier les bons endroits, définir vos dates de disponibilité, contacter les bonnes personnes au bon moment avec le bon message, suivre leurs réponses, et convaincre les décideurs !
Ce n’est souvent qu’au terme de ce long processus que vous aurez le plaisir d’aller jouer votre répertoire devant vos (futurs) fans.
Si vous manquez d’expérience, de motivation, de temps ou de compétence, il vous sera difficile de jouer plus de 6 dates par an, mais rassurez-vous, nous avons réuni dans cet article toutes les informations pour vous permettre d’accomplir ce parcours du combattant sans embûche.
Nous aborderons d’abord les prérequis indispensables avant de vous lancer dans la recherche de dates de concert, ensuite nous verrons comment préparer puis effectuer votre campagne de booking, et enfin nous avons préparé pour vous quelques conseils à appliquer à l’occasion de chaque concert, qui pourront vous faire gagner un temps précieux pour élaborer vos prochaines tournées.

Trouvez des dates grâce à la maîtrise de ces 4 piliers

Voici les 4 axes de développement de votre activité musicale que vous ne devez pas négliger pour pouvoir prétendre vous produire en public dans de bonnes conditions. Vous le savez, on n’a pas deux fois la chance de faire une bonne première impression, et si vous vous montrez trop pressés ou trop ambitieux, les professionnels et le public se rappelleront surtout votre amateurisme, et vos chances de continuer à vous produire sur scène vont diminuer…

Définissez clairement votre projet musical :

Beaucoup de groupes amateurs se constituent autour d’un style, avec une homogénéité d’âge : on joue souvent avec des copains de lycée ou d’université avec lesquels on s’est découvert un goût commun pour tel ou tel groupe. Mais dès que le projet prend de l’ampleur, que ce soit pour un enregistrement ou un concert, vous ne pouvez plus vous contenter d’être juste « une bande de potes ». Si vous souhaitez augmenter vos chances de vous démarquer et de développer votre groupe, vous devrez réfléchir collectivement à votre identité artistique. Mettez-vous d’accord sur :

• vos objectifs (à court, moyen et long terme), en en prenant bien en compte la faisabilité (vos projets doivent être en adéquation avec vos moyens, c’est-à-dire le temps et l’argent que vous êtes prêts à investir pour votre groupe)

• votre style : à l’heure de l’individualisme et de la diversité, on peut répugner à se ranger dans une case, à s’assigner à un style de musique précis, qui peut nous sembler réducteur au regard de la créativité qu’on déploie dans les compositions. Mais si vous voulez faire de votre musique un business, même modeste, vous devrez faire un choix ! Les styles sont des catégories très utilisées par les professionnels, notamment pour établir les programmations dans les salles, mais aussi pour promouvoir les artistes. Aussi n’avoir pas de style clair pourrait vous empêcher de trouver votre public…

• le public visé : cela va de pair avec le style, et bien réfléchir sur ce dernier pourra souvent vous désigner clairement un public adéquat. L’idée n’est pas de tomber dans des clichés stériles, mais de vous fixer une bonne direction pour orienter toute votre promotion, car la connaissance de votre public vous permettra à la fois de respecter les codes attendus (en matière de composition, d’interaction, d’aspects visuels comme votre tenue ou vos postures) mais aussi de vous en affranchir pour briser les barrières et vous affirmer en tant qu’artistes originaux.

• vos valeurs :si vous voulez porter un message, vous mettre au service d’une noble cause, ou simplement partager votre passion pour la musique, il est important d’être cohérents entre vous, que tous les membres du groupe soient sur une même position. De la même façon que vous devez éviter les fausses notes en jouant vos morceaux, il est également souhaitable de n’en pas faire pour votre communication.

• votre motivation : c’est une question qu’on se pose trop rarement dans un jeune groupe, et ce n’est effectivement pas important si on se contente de répéter. Mais dès que des objectifs plus ambitieux vont voir le jour, cela peut causer des dissonances conduisant parfois à des ruptures ! En effet, là où certains voient dans le groupe une occasion d’être avec les copains, de travailler son instrument dans la bonne humeur, ou de se mettre en bonne position pour plaire à des partenaires amoureux éventuels, d’autres se rêvent stars, ou, d’une manière plus réaliste, intermittents. Et de ces différentes attitudes ne sortiront bien souvent pas du tout les mêmes projets : si tout le monde peut en général se mettre d’accord sur l’envie de se produire sur scène, par exemple, certains exigeront d’être payés là où les autres trouveront cela déplacé ou prématuré, les premiers seront enclins à investir de l’argent dans l’impression d’affiches ou de tee-shirts, alors que les autres n’y verront que dépense inutile et présomption ridicule. Il est donc primordial pour les différents membres d’un groupe d’être sur la même longueur d’onde pour envisager de développer un projet musical.

• pourquoi vous ? Dans l’optique de pouvoir convaincre des organisateurs de concert de vous faire jouer vous et pas un autre groupe, vous devez être en mesure de dire et/ou montrer ce qui vous rend spécial. Quelles sont vos spécificités ? Vos qualités ? Pourquoi votre projet mérite-t-il d’être connu, et comment vous y prenez-vous pour construire votre succès ? Vous devez préparer un minimum vos réponses à ces questions car ce sont celles qui se poseront à chaque étape du développement de votre groupe, et quand vous devrez vous présenter à un professionnel (organisateur, tourneur, gérant de label, agent artistique, etc.).

Soyez capable d’assurer :

Vous voulez absolument bien gérer les concerts que vous trouverez, car c’est le meilleur moyen d’en obtenir d’autres, d’en profiter pour satisfaire vos fans, et d’en gagner de nouveaux.

Pour cela le travail de la prestation est indispensable: vous devez garantir évidemment la qualité de l’exécution (le travail de l’instrument doit être impeccable, tant individuellement que collectivement), mais aussi proposer une identité artistique affirmée et personnelle (tenue, postures, éclairage, jeux avec le public…). La concurrence est rude dans le milieu musical et vous devez absolument vous démarquer pour exister. Cela ne veut pas dire faire n’importe quoi d’incongru, mais réfléchir à un ensemble audiovisuel cohérent qu’on sera capable de conserver sur la durée, une sorte de signature que le public retiendra et reconnaîtra.

Enfin, ne partez pas sur scène avant de vous être constitué un set d’au moins une heure. Pour les bars, l’idéal est même de trois heures, en comptant un entracte. Sinon il est toujours possible de se regrouper avec d’autres groupes similaires pour pouvoir offrir un plateau correct aux organisateurs, qui apprécient qu’on leur propose des solutions clés-en-main.

Constituez-vous un matériel promotionnel et communicationnel de qualité professionnelle :

Il est impensable de démarcher des professionnels sans dossier de presse et fiche technique, auxquels vous aurez consacré du temps et de la rigueur. Ces documents sont primordiaux pour attirer et retenir l’attention, ils seront votre gage de professionnalisme, et ils faciliteront la promotion de l’événement, ainsi que sa bonne tenue, techniquement parlant.

Si vous avez bien défini votre identité artistique, il vous sera facile de préparer votre argumentaire : quel est le but du concert ? comment vous y êtes-vous préparés ? pourquoi cela fait-il de vous un bon investissement ? Qu’en retirera la structure qui vous accueille ? Si vous vous mettez deux minutes à la place d’un programmateur, vous verrez que ces questions sont loin d’être superflues…

Assurez vous-mêmes votre promotion en ligne :

Puisque nous sommes en 2024, je pense qu’il est inutile de vous convaincre de l’importance d’être actif sur les réseaux sociaux (et éventuellement via un site internet). Votre profil sur les réseaux constitue la carte d’identité de votre groupe, et il est important de le rendre le plus attractif possible : c’est là que les curieux vous (re)trouveront, là qu’ils pourront manifester leur soutien, là qu’ils s’abonneront, ou là qu’ils se diront que vous n’êtes décidément pas si intéressants… Vous devez donc soigner ces pages par lesquelles vous ferez exister digitalement votre groupe. Il s’agit d’offrir une présentation claire et originale de votre travail artistique, de développer votre fanbase, et de la fidéliser. Votre nombre d’abonnés n’est pas là pour satisfaire votre ego (même si cela y contribue), mais surtout pour rassurer les organisateurs ! Un grand nombre de fans sur vos réseaux sociaux peut témoigner de vos qualités artistiques, de votre professionnalisme, de votre succès, et montrer aux salles que vous pourrez y ramener du public.

Préparer la campagne de recherche de dates

La clé de votre campagne de recherche de dates reposera d’une part sur une bonne méthode, d’autre part sur un engagement régulier et tenace de votre part.

Les outils indispensables :

• Assurez-vous d’avoir un forfait téléphonique illimité, pour contacter les gens sans compter vos minutes.
• Il est avantageux de disposer d’une adresse mail de type pro (c’est-à-dire pas les messageries habituelles et très connues de type Gmail, Hotmail, etc.). Si vous avez un site internet, votre webmaster pourra très facilement vous en faire une rattachée à votre nom de domaine, ce qui est parfait pour donner une impression très professionnelle. Un gestionnaire d’email efficace sera également préférable aux interfaces habituelles, de manière à pouvoir envoyer des mails en masse, et suivre facilement les retours que vous obtiendrez, par exemple en sachant si vos messages ont été ouverts ou non, cliqués ou non, etc. L’outil Brevo (ex-SendInBlue) permet de le faire, mais il n’est pas le seul (HubSpot, MailChimp, e-Target, par exemple, proposent également des solutions gratuites, avec quelques limitations qui ne devraient pas vous gêner si vous n’êtes pas vous-même tourneur).
• Enfin, préparez-vous à utiliser un tableur ou une base de données, pour consigner toutes les informations utiles : noms de la structure et du responsable, adresse mail, numéro de tel, adresse, cachet, fréquence et jours de concert, infos complémentaires. Centraliser ces données vous permettra d’y accéder d’une façon très pratique, et de les réutiliser pour une prochaine campagne, vous faisant ainsi gagner un temps précieux. Si vous êtes plusieurs membres du groupe à travailler sur votre campagne, vous pourrez remplir votre tableur dans un espace de travail collaboratif en ligne, qui vous aidera beaucoup (par exemple un google sheet).

Préparer votre matériel promotionnel dédié

• Pour attirer l’attention des programmateurs, rien de tel qu’une bonne vidéo live, qui leur permettra de savoir exactement ce que vous dégagez sur scène. Un clip peut faire l’affaire également, car il permet de voir vos têtes et vos looks. Enfin, la vidéo de répétition, si elle a un bon son, fera également le travail.
• Si vous n’avez pas de vidéo correcte, ne paniquez pas, et joignez à vos envois des mp3 ou des liens vers votre musique en ligne. Ça fait moins pro mais tant que vous ne démarchez pas des grosses structures, cela ne vous empêchera pas de trouver des concerts.
• Dans tous les cas, construisez-vous un solide dossier de presse avec de belles photographies, quelques descriptions courtes pour présenter votre groupe, et d’autres plus longues pour aller plus en détail dans le cœur de votre musique. Les organisateurs reprendront ces éléments de langage pour la promotion de leurs événements, donc facilitez leur la vie. Il est également appréciable de pouvoir contrôler la communication autour de votre son, pour être sûr qu’elle soit cohérente avec votre univers. Ne négligez pas d’inclure les liens vers votre site internet (si vous en avez un, ce qui n’est plus indispensable) et surtout vers vos réseaux sociaux et/ou chaîne Youtube. La mention des nombres d’abonnés sur vos réseaux est à préciser si et seulement si les chiffres sont bons.

Sélectionnez les lieux qui conviennent à votre musique

De manière stratégique, vous devez cibler en priorité des scènes locales, que vous connaissez bien et que vous fréquentez. Si vous pouvez vous rendre en personne sur place, vous aurez plus de facilité à établir un lien direct avec le programmateur, et à vous procurer ses coordonnées.

Les lieux qui peuvent proposer des concerts sont les bars, café concerts, restaurants, théâtres, particuliers, associations, métropoles / services culturels, festivals, cabarets, entreprises… Auxquels s’ajoutent les occasions spéciales et événements ponctuels dont vous aurez connaissance par votre travail de réseautage.
Vous pouvez aussi contacter les mairies, qui organisent régulièrement des animations gratuites pour le public mais rémunérées pour les artistes.

Evidemment, vous sélectionnerez parmi ces différents lieux possibles ceux qui sont le plus compatibles avec votre style de musique et votre notoriété. Si vous ne pourrez pas prétendre tout de suite aux grosses scènes, il existe beaucoup de petits endroits pour jouer quand on débute, et quelques opportunités assez intéressantes peuvent vous accueillir, comme des tremplins, des scènes ouvertes, ou encore la fête de la musique.

Si vous manquez d’idée, n’hésitez pas à étudier la concurrence, et précisément les endroits où se produisent des groupes de notoriété et de style similaires au vôtre. Vous pourrez ensuite démarcher ces mêmes endroits une fois que vous les aurez identifiés.

Quand vous aurez fait le tour des petits plans locaux, vous pourrez viser des événement plus ambitieux, ou plus éloignés géographiquement.

Soyez organisés et méthodiques

Pour optimiser vos chances de réussir votre campagne de booking, fixez-vous des objectifs
chiffrés réalisables. Et comme on ne peut garantir les résultats, visez plutôt les moyens que vous y accorderez : au lieu de voux fixer pour objectif d’obtenir 5 dates, par exemple, visez 5 appels par semaine. Ainsi vous serez assurés de pouvoir atteindre votre but, ce qui est une des clés du succès sur la durée. L’idée est de vous constituer une méthode que vous pourrez tenir sur le long terme, car la recherche de dates n’est pas un sprint, mais un marathon. Il vaut mieux donc étaler vos actions en petites sessions quotidiennes ou hebdomadaires, plutôt qu’y consacrer une grosse séance mensuelle ou pire, trimestrielle. Avec le temps, et la réussite, vous pourrez augmenter progressivement votre ratio hebdomadaire de travail.
Et n’oubliez pas de systématiquement remplir votre base de données pour chaque contact que vous trouverez, et à chaque appel ou mail (envoyé ou reçu).

Quand et comment envoyer vos mails ?

Puisque vous devrez envoyer beaucoup de mails, optimisez votre temps de rédaction en utilisant trois templates (ou modèles) que vous n’aurez plus qu’à personnaliser pour chaque destinataire.
Ainsi vous gagnerez du temps pour vos envois (1er modèle), mais aussi pour vos réponses (1 pour les positives et 1 pour les négatives).
Pour faire votre template de 1er envoi, voici les informations que vous devez y faire figurer :
présentation du projet (biographie du groupe), liens vers de la vidéo (ou de l’audio) et vers vos réseaux, dossier de presse et fiche technique (incluant la setlist et le plan de scène) en pièces jointes, estimation du nombre de spectateurs (basée sur les statistiques de vos réseaux et la taille de la salle), vos coordonnées personnelles.

Et bien sûr, un appel à l’action clair, qui incite votre correspondant à vous programmer. Pour cela il est plus professionnel de proposer une fourchette de dates (3 ou 4) à l’organisateur : si vous ne proposez qu’une seule date, vous prenez le risque de ne pas l’obtenir, et si à l’inverse vous n’en proposez pas de précise, vous ne serez pas prioritaire car votre demande sera trop vague, et vous finirez en « bouche-trou », donc potentiellement sur le banc si le programmateur fait bien son boulot. De plus, ce sera plus simple de gérer votre tournée ou vos concerts si vous avez la maîtrise de votre emploi du temps ; si vous dites pouvoir jouer « n’importe quand » et que le programmateur vous propose une date à laquelle vous n’êtes pas dispo, l’image renvoyée sera assez négative, et vous risquez de sortir du carnet d’adresse de l’organisateur. Vous pouvez également proposer plusieurs formules (différentes set-lists plus ou moins longues, plus ou moins festives ou au contraire ambiantes, etc.) ce qui d’une part renvoie une image très pro, et d’autre part vous permettra de vous insérer dans différents types de programmation.
Une fois ce template achevé, vous n’aurez plus qu’à le personnaliser selon votre interlocuteur, en le nommant lui, ou au moins la salle ou l’association. Montrez que vous connaissez la structure à laquelle vous vous adressez, cela rendra votre message plus humain et qualitatif, et cela augmentera vos chances de réussir la prise de contact.
Enfin, sachez envoyer vos demandes au bon moment : généralement les programmations sont bouclées au moins 2 mois à l’avance, et parfois bien davantage. Il est donc crucial de commencer votre campagne dès la fin de l’été pour espérer jouer dans l’année en cours. Vous pourrez d’ailleurs vous établir un calendrier de prospection par rapport aux événements récurrents que vous visez (festivals, fête de la musique, concert annuel, etc.), ainsi vous serez sûrs de joindre les organisateurs au bon moment, ce qui augmentera considérablement vos chances de participer à l’événement.
N’hésitez pas à inonder internet de vos messages si vous avez beaucoup de lieux à démarcher, c’est notamment pour ça que je vous ai fait changer d’outil de mailing.

– Sachez proposer et adapter votre rémunération

Quand on débute, on est souvent prêt à jouer « pour rien », surtout si la date se tient près de chez vous et ne vous occasionne pas de dépense. A ce titre, sachez que le bénévolat est légal mais encadré : il n’est possible que dans des contextes non commerciaux (associations à but non lucratif et bars associatifs, ou fête de la musique). Dans les autres contextes (café-concert, programmation municipale, salle privée etc.) vous devrez recevoir un cachet, et pour cela disposer d’une structure légale pour le percevoir, qui peut prendre la forme d’une association de votre groupe, d’un chèque GUSO, ou d’un cachet d’intermittence.

Pour fixer le prix, basez-vous sur :
– le coût du plateau (environ 170E par personne, musicien ou technicien),
– que vous pourrez majorer selon votre audience (d’où l’utilité d’avoir des chiffres sur votre fanbase par département, mais vous pouvez aussi prendre en compte le nombre d’abonnés sur vos réseaux, le nombre de vues sur votre chaine Youtube, ou encore le nombre de disques que vous avez vendus)
– et auquel vous ajouterez les variables, aussi appelé défraiement (frais de déplacement, hébergement, nourriture…) et la marge (uniquement si vous pouvez garantir une forte
audience).

Il faut aussi veiller à être raccord avec les prix du marché. L’estimation est difficile mais récemment, les prix suivants sont souvent constatés :
– pour un bar , la fourchette va de 100 à 300E, mais certains arrivent à négocier jusqu’à 700 (le
minimum légal pour un groupe de quatre personnes) ;
– pour un festival, la fourchette varie de 400 à 1500E.

Enfin, n’hésitez pas à casser les prix pour participer à un bon plan, c’est-à-dire une date à forte audience ou à audience bien qualifiée (donc constituée d’un grand nombre de fans potentiels), ou un plan renouvelable.

Enfin, si vous souhaitez vous professionnaliser, il vous faudra établir avec l’organisateur un contrat, stipulant notamment combien et comment vous êtes payés (orga, asso, GUSO, intermittence…), les horaires exacts, les petits plus (bouffe, boisson, etc.), et le plan de promotion.

Faire la campagne proprement dite

Rappel des fondamentaux

Nous l’avons vu, mais il est important d’insister là-dessus : vous devez vous montrer méthodique.
– Assignez-vous un créneau quotidien sur votre emploi du temps sur des périodes données, par exemple 30 minutes / jour, surtout à l’automne, où beaucoup de programmations se bouclent ;
– Fixez-vous un calendrier pour faire vos contacts au bon moment (un peu moins d’un an à l’avance en général pour les grandes salles, 3 mois pour les petites) ;
– stockez tous les emails dans un tableur ou CRM pour éviter les doublons et assurer le suivi ;
– groupez les dates éloignées géographiquement sous forme de tournée quitte à casser les prix pour combler les trous de votre agenda ;
– proposer des dates précises ou des périodes de créneaux ;
– appuyez-vous sur le responsable de la programmation pour les mails, les appels et les relances, donc tâchez le plus souvent possible de le connaître précisément ;

– invitez systématiquement les programmateurs de la région aux dates que vous trouvez (même s’ils ne viennent pas c’est toujours bon pour le réseautage).

La prise de contact

Chaque fois que possible, rendez vous physiquement sur place pour rencontrer le programmateur et lui présenter votre projet. Et quand ce ne sera pas possible, il y a deux écoles : le téléphone ou le mail.
Si le téléphone compte encore ses fanatiques, car il constituait toujours jusqu’à peu le meilleur moyen de communication, le mail a tendance à se développer, et devient de plus en plus naturel. Il est surtout plus pratique pour donner facilement de l’ampleur à votre campagne de booking.
Vous pourrez ainsi procéder à un envoi massif d’emails de présentation, analyser les résultats de l’envoi (mails cliqués, ouverts), avant une prise de contact plus efficiente et personnalisée comme un rdv téléphonique.

La relance

Votre envoi massif restera souvent sans réponse (ou très peu). Mais c’est normal ! Votre interlocuteur ne vous connaît pas, et a déjà ses habitudes avec quelques associations, tourneurs, et groupes. Vous devrez donc le plus souvent faire des relances.
Pour cela, sachez patienter, mais pas trop : relancez au bout d’une ou deux semaines, puis encore, puis par téléphone si toujours pas de réponse.
Sachez également laisser tomber si vous « le sentez mal », et acceptez les réponses négatives : ne suppliez pas, patientez jusqu’à l’année suivante; restez pro donc courtois, et ne relancez alors que quand vous avez de l’actu (sortie de disque, franchissement d’un palier dans votre nombre d’abonnés…)

Les plans digitaux

Il existe 3 sites pour trouver des dates :

• Linkaband : il jouit d’une assez grande notoriété auprès des organisateurs, et c’est gratuit pour les groupes. Un autre atout : cette plateforme gère l’administratif à votre place, et notamment la facturation.
• Zikri : la plateforme qui fait autorité (5000 artistes déjà inscrits). Elle est 100% gratuite, car à but non lucratif.
• LiveTonight : à peu près comme linkaband avec moins d’ancienneté.

Et après le show ?

Avant de quitter les lieux :

– proposez aux organisateurs de revenir pour une occasion prochaine ou l’année suivante ;

– distribuez des flyers et/ou des cartes de visite à des contacts potentiels dans le public (mais prenez quand même leur contact si possible, car ils perdent souvent ce qu’on leur donne…).

Après être rentrés au QG :

– mettez à jour votre base de données en marquant spécifiquement le lieu de votre date pour le recontacter prioritairement l’année suivante, avec moins de blabla, et peut-être un meilleur cachet si ça a bien marché;

– mettez votre bio à jour en y ajoutant le concert ;

– fidélisez et développez votre fanbase en remerciant le public sur vos réseaux, si possible avec un extrait vidéo, au moins avec une ou plusieurs photos.

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Vous avez maintenant toutes les clés en main pour faire une recherche de dates de qualité professionnelle. Vous avez vu que les maître-mots de la réussite de votre campagne sont l’organisation, la méthode, la régularité et la persévérance.
Vous devez aussi commencer à comprendre que c’est la première campagne qui nécessite le plus de travail et d’investissement de votre part, puisque vous devez constituer votre base de données en plus de votre matériel promotionnel, ce qui veut dire que les campagnes suivantes seront beaucoup plus faciles, donc accrochez-vous, et envisagez sur la durée cette tâche indispensable à la vie de votre groupe.
Et enfin, pensez positif ! Vous rencontrerez beaucoup d’échecs, mais c’est normal, et surtout, vous devez arriver à vous en nourrir pour en tirer des enseignements qui vous permettront de ne pas reproduire vos premières erreurs.